办公自动化中计算机信息处理技术的应用

边文婕

（山西省政法管理干部学院 山西省太原市 030012）

在大数据时代，计算机信息处理技术更为先进，融合了人工智能、大数据、云计算等各种新技术，网络运行更加通畅，存储容量更大，网络系统平台的兼容性更为良好。目前，在计算机网络系统中配置人工智能技术，有助于改善网络系统运行状况，提升运行安全，降低网络病毒和外界因素（如磁场、雷雨天气）对网络的负面影响。与此同时，能够改善软件服务功能，实现软件服务功能多样化与智能化，为用户提供良好的软件应用体验，提高电脑画面质感。另外，随着科技水平的不断提升以及各种新软件相继成功开发，中国计算机网络行业的发展态势也更加良好，办公自动化水平也得以大幅度提高。

1 办公自动化中计算机信息处理技术的优势

从基本概念来看，办公自动化是借助计算机处理技术和互联网+技术来开展办公作业，代替传统人工操作，减轻工作人员的负担，提升办公效率，降低人为性失误率。对于事业单位办公自动化来讲，主要应用领域体现在五个方面：

（1）实现物质化办公；

（2）加强流程化协作；

（3）做好信息化文字处理与排版工作；

（4）做好信息存储工作，并实现信息共享；

（5）加强内部沟通[1]。

简而言之，加强事业单位办公自动化建设，有助于消除传统办公模式的不足，促进本单位办公自动化系统持续升级，实现信息采集、加工处理、传输、存储一体化，加强各部门的有效沟通，全面提高单位办公效率，完善办公体系，充分确保办公质量。

从计算机信息处理技术功能来看，其主要功能体现在四个方面：

1.1 数据管理功能

在大数据时代，计算机信息处理技术水平更高，能够做好数据信息收集、整合存储、加工提炼、组织、传输工作，对数据进行有效汇总，全面提高数据管理效率[2]。在事业单位办公自动化中，发挥计算机信息处理技术数据应用管理功能，可以迅速获取更为精确的结果，自动生成直观化统计图表，完善工作数据，并独立展示数据信息。在当代事业单位内部数据信息管理工作中，充分发挥数据管理功能，可以全面做好数据资料收集工作，深度分析数据内容，帮助本单位策划最合理、有效的方案。

1.2 邮件传输功能

据了解，在不少单位内部，会运用电子邮件来传输重要信息，下发通知，同时，设有自动化电子邮箱。和传统纸质文书发布工作相比，电子邮件更为简便、灵活、高速，可以节省信息传输成本，满足了无纸化办公需求。在计算机信息化技术的支撑下，事业单位内部邮件技术也在不断升级，能够满足“一对多”和“多对一”的传输[3]。另外，因为计算机信息化技术具备兼容效果，所以能够满足多种不同内容的传输需求，包括文本、图片、数据、音频、视频等，均能够运用电子邮件实施传输。工作人员可以运用单位邮箱来下载邮件，做好各种文件查收工作。

1.3 文字图表处理功能

各单位办公自动化系统在持续升级，在日常工作中，会运用计算机信息处理技术做好各种图像、表格以及文字处理工作。举例而言，工作人员会借助Excel 开展图表管理工作，依次完成图表设计、管理、制表作业，实现图表智能化管理。Excel 属于图表管理工具，促进该项工具和计算机信息技术应用的有机融合，能够进一步提高数据信息编辑、记录和传输工作效率，使办公自动化体系更为规范。

1.4 数据通讯功能

在计算机信息处理技术的支持下，事业单位数据通讯传输体系更加完善。在日常办公过程中，能够借助自动化数据通讯技术收集、存储、管理和传输各种信息资料（包括图像与文本信息），进一步优化信息共享效果。计算机信息处理技术具备数据通讯功能，各单位不仅会运用该技术来完成信息资料处理工作，而且会借助该技术召开远程会议，拟定科学的会议决策，对决策方案进行整理、评估与打印，提高了会议交互性，突破了传统会议在时间与空间领域的界限。

2 办公自动化中计算机信息处理技术的应用

在信息时代，办公自动化中计算机信息处理技术的应用体现在四个方面：

2.1 运用计算机信息处理技术改善单位办公环境

随着办公自动化建设的不断加强，各单位办公环境也得以有效改善，办公模式得到了创新与优化，提高了各部门与工作人员之间的沟通效率，单位协作更有效，能够满足跨部门办公和远程云办公需求。事业单位通常要和上级单位、外部组织进行交流，在对外沟通过程中，借助本单位办公自动化系统，能够使交流领域得以拓宽，消除空间上的界限，提高对外交流效果。在日常办公中，单位内部工作人员能够借助Microsoft Word、Office 和Lotus 完成书面材料的编写工作，及时录入案卷档案，迅速做好图表编辑作业[4]。与此同时，事业单位能够依托办公自动化系统迅速传达办公文件，避免出现办公文件下发不及时问题。目前，在计算机信息技术应用中，图文制作演示是比较常见的，办公人员可以结合自身的工作需求，对相应的图片视频、声音进行辩护处理，设计成自己喜欢的形式，通过幻灯片的方式展现出来。图文制作及演示可以进一步增强文字表达的形象性，更容易突出表达主题。办公人员在日常工作中涉及大量的文字信息处理工作，如报告、文件等处理，工作人员可以借助计算机信息技术来实现对文字信息的处理。

2.2 降低事业单位工作成本

在传统办公模式下，事业单位通常要对大量的办公文件与档案文书进行打印，为此采购大量的A4 纸和打印墨水等，同时要定期维修打印设备，耗用了许多资金成本[5]。随着办公自动化的深入，无纸化办公模式应运而生，这样无须打印过多的文件，能够节省大量的成本，减少资源浪费问题。

2.3 推进办公规范化管理

在传统办公模式下，事业单位通常要以人为方式来实现办公规范化管理，这样难免存在人为性失误，无法确保相关制度的执行标准。事业单位在实施办公自动化模式以后，充分引进了计算机信息处理技术，可以在本单位办公系统内录入各项标准制度，这样不仅能够建立完善的办公考评系统，使内部管理体系更完善，而且能够对本单位办公行为进行合理约束，加强办公规范化管理，也能够及时发现问题并解决问题，减少人为性失误。

2.4 提高事业单位会议效率

各事业单位为了提升办公效率，做好各项管理工作，经常会借助网络来召开远程会议，当前计算机信息技术为视频会议的顺利召开提供了有力的支撑,进一步创新和完善了单位办公模式。目前,各单位在召开远程视频会议的过程中，常用软件有腾讯会议、钉钉、云视频会议和QQ 等[6]。事业单位会通过召开视频会议的方式突破传统会议的时间与地点，促进各部门、上下级之间的和谐，及时做好会议统计工作，制定科学的会议决策，提高办公实效性。

4 办公自动化计算机信息处理技术的优化途径

4.1 完善办公自动化系统

优化办公自动化中计算机信息处理技术应用方案，首先要充分借助计算机信息化技术完善事业单位办公自动化系统，建立科学的办公系统框架。从整体结构来看，办公自动化系

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