与电子邮件相关的礼仪

白宫雇员在开始工作之前，都必须参加一次关于职业操守的讲座，其中会谈到如何使用政府的电子邮件账号。律师会说：“如果你写下的东西被印在《华盛顿邮报》的头版你会感到不舒服，那就不要将其写到电子邮件里。”这是一个很好的建议，毕竟在今天，黑客入侵和盗取电子邮件似乎已经成为一项极具观赏性的竞技项目。你写下任何不耐烦、不合适、不够有气度的词句，都有可能在任何时候被转发或者引用到任何地方去。因此，你应该好好检查自己写下的东西。另外，转发收到的邮件确实能节省很多时间，但你应该确保没有任何机密信息或有损某人名誉的内容。转发别人只希望你一个人看到的邮件就更不合适了。

越来越多的交流以信息或者电子邮件的形式发生。没有了面部表情、肢体语言和语调变化，我们很容易对内容产生误解。当你以灿烂的笑容迎接放假回来的同事时，你会对他说：“你终于回来了！我还以为你不回来了呢！”这一定跟在电子邮件中写下“你终于回来了！我还以为你不回来了！”有着截然不同的含义，后者看上去颇有一些怨气。我们所了解的诸位总统夫人和副总统夫人在电子邮件中都会使用一种简洁而友善的文风，以友好的问候起头，开门见山直入主题，然后以一句平和的“希望一切都好”或者“想念着你”为结尾，最后署名。总统夫人必须保持电子邮件足够简短，一方面是因为她们非常忙碌，另一方面是因为总有人试图入侵她们的邮件账号，所以她们的邮件里只会写一些能坦然暴露在全世界目光下的东西。这是一种相当不错的方式。

下面是一些避免职场上的消息和电子邮件往来受到误解的小提示：

直截了当。如果你听不到说话者的声音或者看不到他笑着翻了个白眼，就很难辨认出某句话是不是反话。表情符号和过多的标点符号比较适合你与朋友们交流时使用。

及时回复。要及早回复别人的信息，即使只是先告诉对方你暂时没法回复，但会尽快再回复他。这样对方就不会认为你没有回复是因为不关心或者不尊重他。对于亲朋好友发来的私人邮件，则可以多等待一些时间再回复。

保持礼貌。在“主题”一栏中写清楚邮件的事由。另外，如果你向陌生人发邮件，要使用恰当的称呼，如“尊敬的史密斯女士”。在商业电子邮件中，应使用与正式信件相同的格式。该写“感谢您”的时候别写“谢啦”，这会显得太仓促，而且过于随意。除非你们正在进行实时电邮对话，否则你应该始终在电子邮件末尾使用相同的署名格式，如“祝一切都好”“顺颂商祺”等，然后是你的名字。使用包含姓名、职衔、工作地址和电话号码的标准署名十分有用，可以让别人更方便地联系你。

避免酒后回复。不要在喝了几杯之后回复工作上的问题。这样你的回复可能不够连贯，也缺乏考虑，也许在第二天还需要撤回。

不要过度反应。收到让你沮丧的消息时，先缓一缓再回复。要时刻提醒自己：电子邮件是白纸黑字。我们中有多少人曾经在愤怒时发出不合适的回应，之后又陷入后悔之中？就像处理争端一样，深思熟虑总比轻率回应要好。保持冷静，以符合逻辑的方式组织语言，会让你的表达更有力。

“回复所有人”时要格外谨慎。你的电子邮件可能会发到不应该发到的对象那里，或者惹恼原本不会惹恼的人。

仔细检查。自动纠错、自动填写和自动回复有时候很危险。利娅有一次错将夫妻合并报税单发给了一名华盛顿内部人士，因为这个人的姓氏和利娅一名助手的姓氏十分相似。如果你想确保自己不会“过早”地发送一封电子邮件，就在最后发送之前将“收件人”一栏清空，这样你就不会在完成整个思考过程之前误将草稿发送出去了。

表达谢意。通过电子邮件发送谢词是可以接受的。这样做虽然不及手写的留言有诚意，但总比不谢要好得多。

利娅

我曾向一名销售发去一封电子邮件，感谢他帮我找到我想要的地毯。他特意为我找到了这个地毯款式，因此我十分渴望向他表达感激之情。在邮件末尾，我写道：“你真好啊！”（You're a peach！）不幸的是，电脑自动将这句话改为：“你真是个笨蛋！”（You're a douche！）当然，我根本没有注意到。不久后，我收到了他的电话。

“我做了什么冒犯您的事情吗？”他问。

“没有啊，为什么这么问？”

“也许您应该再读一遍刚才那封邮件。”他说。

我看过后，尴尬极了。这个本来应该纠正我们错误的功能为什么会让我们错得如此离谱呢？



消息和潜台词


给别人发消息时最好及时且清晰地回复，使用规范的标点和语法，让对方清楚地理解你的意思。如果对方不是很熟悉你的人，那最好再在信息末尾加上自己的名字。有一条有用的法则是，如果一个问题超过三条消息还解决不了，你就该拿起电话打给对方了。

我们都知道但再怎么强调也不够的是，醉酒或者受药物影响时千万别发电子邮件或信息。你出去喝酒时可能会觉得给前任发一条“心里话”很好，但第二天早晨你可能会羞愧欲死，更别说对方还很可能分享给其他人看你的笑话。

如果你想在群聊天中讨论共同出游，就不要将无法参加的人拉进来。他们大概不会对你们无休无止的讨论到哪儿吃饭感兴趣。

如果对方是你很好的朋友，你为一件小事发一条感谢的消息，只要不是太冗长都可以接受，但千万不要通过消息表达哀悼、道歉或者解释复杂的计划。“葬礼在什么时候举行”可不是一条恰当的信息。另外，也不要发送机密或者不合适的消息。