确立日常流程

安排好时间，整理好书桌和精神状态，这样能让效率最大化、压力最小化。当你感觉良好时，就能更轻松地善待他人。下面是一些简单的办法，能让你管理好工作和生活中的细节，确立日常流程。

早人一步。我们两个人都会在早上提前到达办公室，这样就有时间静静地坐一会儿，并做好一天的计划。早晨也是与其他员工交流的好时机，因为这时他们还没有身陷大小会议中无法抽身。

做好笔记。我们一定要强调这一点：好记性不如烂笔头。如果不写下来，一走出会议室就会把会上的事情忘得一干二净。利娅总是随身带着一个笔记本，把所有事情都记在里面。她的床头还放着另一个本子，因为她发现晚上从潜意识里浮现出的一些想法往往很有创意，这也需要记录下来。

记录时间。无论是记在纸上还是使用电子产品，都要坚持记录自己的日程，并且每天要根据会议或者其他约见不断更新。一目了然的日程和笔记，能让你有更好的全局观。

整理文件。无论是在网上还是在文件柜里，都应该保管好最新的项目文件和联络资料，以确保能随时方便取用。利娅会将计划中的活动文件按时间和名称保存好，放在桌面上。如果你经常不断重复类似的做法，就不必每次都从头做起了。当小布什夫人打电话来询问关于活动的事情时，利娅可以打开一个文件立刻回答她。杰里米会将每次活动的电子版和纸质版文件都按日期整理好，以防电脑出问题。在他的办公室外面，还挂着一个海报大小的月历，所有人都能从中查阅接下来4个月的日程安排。

仔细检查。写错别字是一个大问题，会显得你粗心大意，有损你在别人心中的信誉。在假期开展的参观活动中，我们会将白宫假日手册派发给来客。杰里米经常将这本手册接近终稿的版本发给住在圣安东尼奥的完美主义者玛莎婶婶。玛莎从事语言文字研究工作多年，总能注意到各种语法和措辞问题。她每次都能指出几个地方，大大减少了手册最终版的错误。

保证准时。预先算好当天要做的事情分别会耗费多长时间，然后按计划执行。将一天的行程逐一记在纸上，这是政府部门长期以来的传统方法，因为这样就能完整记录下工作日每分钟所做的事，保证一切都能按时完成。此外，还要确保日程表中包含短暂的休息时间，这不仅能减缓压力，还有助于为延误提供一个缓冲。

会议必要且简短。定期举行员工例会确实很重要，但如果你没有需要汇报或者讨论的新内容，就不要浪费别人的时间。会议应该要求与会者按时参加，提前决定好议程，让所有人都有机会提出相关问题。如果大家都认为你召集的会议是重要的，那他们就更愿意参加了。

未雨绸缪。每个星期抽出一段固定的时间，为接下来的一个月、一个季度和一年做好规划。列一个大型项目清单，让这些项目成为你开展工作的动力。然后准备好次日的待办事项，这样就可以在一切都准备妥当的情况下放心地下班，第二天也能比别人早一步站在起跑线上。



记住别人的名字


当有人来白宫参观时，我们总是喜欢在打招呼的时候叫他们的名字。每次活动之前，我们都会过一遍宾客名单，使记忆更深刻。这么做是值得的，人们都很重视这一点。迎接他人时称呼其名字，意味着你对他们多付出了一些关心，而这能让人们更积极、更高兴。

所有人都经历过这样的场合：在聚会或者职场活动中，陌生人围成一圈，主人不停地说出每个人的名字，就像发牌员在飞快地发牌。然而，到了你们要对话的时候，你还是不知道谁是谁，他们的职业是什么，这样就很难真正建立起关系。过了一会儿，其中一个有点儿面熟的人向你走来，喊出了你的名字，这时你会感觉到一阵突如其来的快乐。培养注重细节的能力，这样下次在聚会上就是你记住了别人的名字，也就能让别人深深地记住你。

下面是资深社交秘书的一些关于如何记住别人名字的小窍门。对杰里米来说，记人名同样是一个难题。当你第一次被介绍给某个人的时候，你可以大声重复对方的名字。慢慢来，一边看着对方，一边在脑中重复他的名字，将名字和脸结合到一起。你还可以编一些顺口溜似的助记法，以帮助你回想起别人的名字，如“鲍勃像只大熊，来自芝加哥，芝加哥大熊(14)鲍勃”。这么做一定有帮助，因为你无法预料到什么时候会再次遇到对方。

除了名字之外，其他细节也是一样的。我们发现能不能记住一个人的好恶，常常能决定对方是否愿意来参加一场白宫宴会。一名议员的妻子有人群恐惧症，每次她能来白宫参加活动，我们都会做出特别的安排。我们只会问她感觉自在的问题，如她的孩子们、花园，或者夏天假期的计划。由于我们对他的妻子十分体贴，那名议员总是向我们表示感谢。